Alınacak raporların düzgün ve eksiksiz bilgi formatında çıkması için, departman tanımları da dahil bütün tanımlamaların eksiksiz ve doğru bir şekilde yapılması şarttır. “Departman Adı” alanına, kullanıcının şirket içi çalıştığı departman ve departman e-postası girilecektir. Departman e-mail adresi, aynı departmanda çalışan personelin ortak e-mail adresidir.
Kayıt bilgileri girildikten sonra aşağıda bulunan “Ekle” butonuna basarak kullanıcı kaydı tamamlanmış olur. “Düzenle” butonu, seçilen herhangi bir kayıt üzerindeki son değişiklikleri veya düzenlemeleri yapmak için kullanılır. Seçilen bir kaydı silmek için “Sil” butonuna basmak yeterlidir. Farklı kullanıcıların farklı girdiği kayıtları düzenlemek ve bir arada görmek için “Yenile” butonunu kullanmak gereklidir. Dahili tanımları ekranından çıkmak için “Kapat” butonuna basmak yeterli olacaktır.